Одним из полномочий Республиканской архивной службы Республики Мордовия является оказание методической и практической помощи сотрудникам муниципальных архивов и организациям-источникам комплектования архивов по вопросам работы с документами.
Главный специалист организационно-методического отдела Республиканской архивной службы С.В. Рузаева с целью оказания методической и практической помощи посетила Лямбирский муниципальный район.
В отделе строительства и архитектуры и отделе жилищно-коммунального хозяйства администрации Лямбирского муниципального района был изучен состав документов, образующийся в их деятельности для составления примерной номенклатуры дел отделов строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства администраций муниципальных районов Республики Мордовия. Номенклатура дел представляет собой перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Она необходима в делопроизводстве каждой организации для обеспечения порядка формирования, учета документов, определения сроков их хранения, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для передачи в архив или для уничтожения дел с истекшими сроками хранения. В ходе изучения состава дел было установлено, какие виды документов образуются в отделах в настоящее время. Для всех этих документов на основе нормативных документов определены сроки хранения, и они будут включены в готовящуюся Архивной службой новую примерную номенклатуру дел отделов.
Заведующей муниципальным архивом Л.К. Альмяшевой и сотрудникам отдела строительства и архитектуры администрации Лямбирского муниципального района была оказана методическая помощь по отбору на постоянное хранение и описанию документов, образующихся в деятельности отдела (разрешений администрации муниципального района на строительство (реконструкцию) объектов капитального строительства; на ввод объектов в эксплуатацию; схем территориального планирования; градостроительных планов земельных участков для объектов индивидуального жилищного строительства, для строительства иных объектов и др.).
Заведующей МКУ Лямбирского муниципального района Республики Мордовия «Объединенный межведомственный архив документов по личному составу» А.Х. Нугаевой была оказана методическая и практическая помощь по описанию документов ликвидированных школ района.