Выступление Начальника Республиканской архивной службы Республики Мордовия Н.В. Бычкова на расширенном заседании коллегии Республиканской архивной службы Республики Мордовия 3 марта 2017 года

Коллегия_03.03.2017.jpg

Об итогах работы Республиканской архивной службы Республики Мордовия, государственных и муниципальных архивов в 2016 году и плане действий и основных задачах по реализации Послания Главы Республики Мордовия Государственному собранию Республики Мордовия на 2017 год

Уважаемые члены коллегии, уважаемые участники заседания!

28 февраля в соответствии со статьей 68 Конституции Республики Мордовия Глава Республики Мордовия В.Д. Волков обратился с ежегодным Посланием к Государственному Собранию, где озвучил итоги 2016 года и обозначил основные направления развития региона на ближайшую перспективу.

Подводя итоги, Глава Республики Мордовия отметил, что несмотря на серьезные испытания, в 2016 году республике удалось добиться заметных успехов во всех отраслях экономики.

Продолжилось развитие социальной сферы. Совместно с Правительством страны руководство Мордовии делало все возможное, чтобы помочь людям, обеспечить все социальные гарантии, реализовать долгосрочные социальные программы.

Архивная отрасль, как органичная, неотъемлемая часть сферы государственного управления Республики Мордовия, являлась участником этих процессов, в том числе на муниципальном уровне.

Работа Республиканской архивной службы, архивных учреждений Республики Мордовия в 2016 г. была направлена на:

совершенствование нормативной правовой базы в сфере архивного дела;

дальнейшую реализацию Плана мероприятий («дорожной карты») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела Республики Мордовия (2013-2018 годы)», утвержденного распоряжением Правительства Республики Мордовия от 1 июля 2013 г. № 328-Р, с изменениями от 11.04.2016 № 209-Р;

концентрацию имеющихся финансовых, материальных и трудовых ресурсов архивных учреждений Республики Мордовия на сохранении достигнутых в последние годы значений объемных и качественных показателей основной деятельности;

принятие мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического;

совершенствование информационного взаимодействия с управлениями Пенсионного фонда РФ по Республике Мордовия, ГАУ Республики Мордовия «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг».

В целях совершенствования нормативной правовой базы деятельности архивных учреждений приняты постановление и распоряжение Правительства Республики Мордовия, касающиеся сферы финансирования и оплаты труда работников архивных учреждений, внесения изменений в «дорожную карту».

Администрациями муниципальных районов было принято 37 постановлений и распоряжений по вопросам архивного дела.

- Об утверждении административных регламентов по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов или внесении изменений в регламенты (Атяшевский, Большеигнатовский, Ельниковский, Лямбирский, Темниковский, Торбеевский) районы;

новых Положений об архивных отделах администраций (Атяшевский, Темниковский) районы;

о создании постоянно действующей экспертной комиссии администрации Теньгушевского муниципального района,

о внесении изменений в Планы мероприятий («дорожные карты») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела... (2013–2018 годы) (Дубенский, Кадошкинский, Кочкуровский, Лямбирский, Рузаевский, Старошайговский, Чамзинский) районы и др.

Республиканская архивная служба в течение года продолжала мониторинг реализации «дорожной карты» государственными и муниципальными архивными учреждениями, информация о ходе реализации «дорожной карты» размещалась на странице Архивной службы официального сайта органов государственной власти Республики Мордовия.

В 2017 году республиканской архивной службе, государственным и муниципальным архивам необходимо продолжить работу по совершенствованию нормативной правовой базы, по внесению изменений в действующие нормативные акты и приведению их в соответствие с действующим законодательством.

В целях координации работы по формированию, обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Республики Мордовия при Республиканской архивной службе действуют совещательные органы: коллегия, общественный совет, научный совет.

На 5-ти заседаниях коллегии Республиканской архивной службы рассматривались вопросы практической деятельности архивных учреждений.

Проведено выездное заседание коллегии на базе администрации Ковылкинского муниципального района.

С целью осуществления общественного контроля за деятельностью Республиканской архивной службы Республики Мордовия в 2016 г. продолжил работу Общественный совет, состоялось 4 заседания совета. На заседаниях рассматривались вопросы совершенствования деятельности архивных учреждений республики, поиска новых форм и методов работы.

В 2016 году возобновил работу Научный совет, обновился его состав, проведено 2 заседания. Рассмотрены вопросы, касающиеся исследовательской и издательской деятельности Республиканской архивной службы и Центрального государственного архива.

Организационно-методическому отделу Республиканской архивной службы необходимо в этом году более активно вести работу с научным советом РАС, подготовить необходимые материалы к изданию сборников, связанные с юбилейными датами российской истории.

В 2016 году произошли изменения в сети муниципальных архивов: постановлением администрации Ковылкинского муниципального района от 7 июня 2016 года № 868 создано Муниципальное казенное учреждение Ковылкинского муниципального района «Объединенный межведомственный архив документов по личному составу» со штатной численностью 3 человека.

Сеть архивных учреждений Республики Мордовия составляют 2 государственных и 23 муниципальных архива, 17 объединенных межведомственных архивов документов по личному составу.

Архивный фонд Республики Мордовия включает в себя 10 560 (10 448 - 2015 г.) фондов, 1 833 939 (1 624 621 - 2015 г.) дел, а вместе с документами хранящимися в ведомственных архивах более 2 млн. 001 808 ед.хр. (1 млн. 800 тыс. ед.хр.- 2015 г.).

Государственными архивами на платной основе упорядочено 5 345 дел постоянного хранения, 8 870 дел по личному составу.

На хранение в государственные архивы принято 62 002 ед.хр. на различных видах носителей, в муниципальные архивы 10 047 ед.хр.

В 2016 г. продолжалась работа по оптимизации списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

В список источников комплектования ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» включены 2 организации - Управление по Республике Мордовия Филиала федерального государственного унитарного предприятия «Радиочастотный центр Центрального округа» в Приволжском федеральном округе, Рузаевская транспортная прокуратура, исключены 18 организаций, в основном, это общественные организации и организации частной собственности, расторгнувшие договоры о сотрудничестве в области архивного дела.

В списки организаций - источников комплектования муниципальных архивов включены 2 организации: БМУ «Центр физической культуры, спорта и молодежной политики Ковылкинского муниципального района», Управление по социальной работе администрации Ковылкинского муниципального района Республики Мордовия; исключены 16 организаций, в основном, администрации ликвидированных сельских поселений.

Итого на 01.01.2017 г. в сводном списке источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Мордовия значатся 1259 организаций. На 01.01.2016 г. в сводном списке источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Мордовия значились 1289 организаций. Сокращение списка произошло на 30 организаций.

Государственным и муниципальным архивам необходимо проанализировать наличие новых организаций и учреждений в различных отраслях экономики и проработать вопрос о включении их в списки источников комплектования.

Среди существующих организаций 371 - государственной собственности (164 - федеральной, 207 - республиканской), 671 - муниципальной, 217 - частной собственности.

Из 292 организаций – источников комплектования Центрального государственного архива РМ: федеральных организаций - 82, республиканских - 96, муниципальных - 24, частных - 90 (из них акционерные общества - 30, общественные организации - 38, профсоюзы - 18, региональных отделений политических партий – 4).

Оценивая источники комплектования по сфере деятельности, по отраслям экономики, картина выглядит следующим образом:

- Министерств, комитетов, управлений, инспекций и служб - 23 (7,8%);

- других органов государственной власти и местного самоуправления – 11 (3,7%);

- избирательных комиссий -4 (1,3%);

- органов юстиции, суда, прокуратуры, лицензирования и регистрации – 27 (9,3%);

- организации охраны правопорядка, обороны, ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций – 6 (2,1%);

- организации финансирования, кредитования и налогообложения - 10 (3,4%);

- организации экономики, регионального развития, статистики, стандартизации и метрологии – 10 (3,4%);

- организации энергетики и промышленные предприятия - 19 (6,5%);

- организаций лесного, водного, сельского хозяйства, землеустройства, землепользования и охраны окружающей среды – 16 (5,5%);

- организаций строительства, архитектуры, ЖКХ - 18 (6,2%);

- учреждений транспорта, дорожного хозяйства - 6 (2,1%);

- организаций радиовещания, телевидения, печати, связи -17 (5,8%);

- организаций торговли, регулирования цен, потребительской кооперации, защиты прав потребителей - 5 (1,7%);

- образовательных организаций - 8 (2,7%);

- ВУЗОВ - 4 (1,3%);

- НИИ – 5 (1,7%);

- учреждений культуры - 11 (3,8%);

- учреждений здравоохранения и социального развития - 20 (6,8%);

- организаций спорта, туризма, молодежной и национальной политики - 7 (2,3%);

- организаций страхования и социальной защиты – 24 (8,3%);

- общественные объединения, профсоюзы, творческие союзы, оборонно-спортивные организации, благотворительные фонды – 41(14%).

Большой пласт ценной информации не попадает в госархивы. В республике есть современные предприятия и организации, но они не являются источниками комплектования государственных архивов. Наша задача проанализировать реестр организаций и внести предложения по организации работы по их включению. Муниципальным архивам необходимо также провести подобный анализ и соответствующую работу.

Одной из функций Архивной службы и архивных учреждений является организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве источников комплектования.

В 2016 г. методическая помощь оказана организациям по различным направлениям деятельности:

- в составлении: номенклатур дел – 158 организациям, в т.ч. 98 – муниципальным;

- инструкций по делопроизводству – 49 организациям, в т.ч. 20 – муниципальным;

- положений об экспертных комиссиях – 89 организациям, в т.ч. 43 – муниципальным;

- положений об архивах – 87 организациям, в т.ч. 44 – муниципальным;

- исторических справок – 84 организациям, в т.ч. 61 – муниципальной.

При Республиканской архивной службе работает Экспертно-проверочная комиссия.

В 2016 году проведено 12 заседаний экспертно – проверочной комиссии Республиканской архивной службы, в т. ч. – одно выездное, на которых рассматривались актуальные вопросы формирования Архивного фонда Республики Мордовия, большое внимание уделялось упорядочению и описанию документов Архивного фонда РФ, хранящихся в организациях.

Экспертно – проверочной комиссией Республиканской архивной службы утверждены описи:

- на 35578 ед. хр. управленческой документации, (31578 ед.хр. – 2015 г.),

- 88 ед.хр. научно-технической документации, (500 ед. хр. – 2015 г.),

- 276 ед.хр. фотодокументов, (269 ед. хр.- 2015г.),

- 12 ед.хр./937 ед.уч. машино - читаемых документов (цифровые фото),

а также согласованы описи дел по личному составу на 18739 ед. хр. (16850 ед. хр. – 2015г.).

В 2016 году продолжалось внедрение программного комплекса «Учреждения - источники комплектования». ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» введены данные о 52 организациях.

Оценивая состояние дел по комплектованию фондов можно сделать следующие выводы.

В центральном государственном архиве сохраняется задолженность по описанию дел постоянного срока хранения. Из 292 организаций задолженность по описанию дел постоянного хранения свыше 30 лет сохраняется у 4-х организаций:

-Государственное унитарное предприятие Республики Мордовия «Луховское»,

-Управление федеральной службы исполнения наказаний по Республике Мордовия,

-ОАО «Радиодеталь»,

-ЗАО «Рузтекс».

Задолженность по сдаче документов сохраняется у 63 организаций, что составляет 21,5%.

Задолженность по передаче дел постоянного хранения свыше 30 лет сохраняется у 3-х организаций:

-Филиал Федерального государственного бюджетного учреждения «Государственная комиссия РФ по испытанию и охране селекционных достижений» Мордовская государственная сортоиспытательная станция,

- Государственное унитарное предприятие Республики Мордовия «Луховское»,

- Мордовское республиканское объединение по пчеловодству.

Сохраняется задолженность по описанию документов по личному составу свыше 10 лет у 60 организаций.

Сохранить для потомков историю наша общая задача. Республиканской архивной службе, государственным и муниципальным архивам совместно с ответственными за делопроизводство на предприятиях, организациях и учреждениях необходимо искать новые формы работы с организациями.

Время требует новых подходов в решении данного вопроса. Центральному госархиву необходимо внести предложения по активизации этого направления работы.

В соответствии с федеральным законодательством отношения с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, федеральными организациями, организациями частной собственности строятся на основе договоров (соглашений) о сотрудничестве в области архивного дела.

В 2016 году проводилась работа по перезаключению соглашений о сотрудничестве в связи с изменениями организационно-правовых форм собственности и названий организаций, сменой руководства.

В течение года было перезаключено и заключено новых 152 соглашения из 171, что составило 88,9 %. Не заключены соглашения с 19 организациями:

Четыре промышленных предприятия:

- ОАО «Радиодеталь»;

- АО «Рузтекс»;

- ОАО «Лента»;

- ОАО «Саранский вагоноремонтный завод».

Четыре строительные организации:

- АО Трест «Мордовпромстрой»;

- ПАО «Саранский домостроительный комбинат»;

- АО «Мордовская ипотечная корпорация»;

- ОАО «Промышленно-строительное управление «Мордовгражданстрой»

Управление районного пенсионного фонда:

- УПФР в Ичалковском муниципальном районе РМ;

Пять политических партий и общественных организаций:

- Региональное отделение политической партии « Российская демократическая партия «Яблоко» в Республике Мордовия»;

- Мордовское республиканское детско-юношеское движение «Истоки»;

- Мордовское республиканское общество инвалидов с детства и детей-инвалидов;

- Мордовский филиал российского фонда культуры;

- МРО Общероссийской общественной организации «Физкультурно-спортивное общество профсоюзов «Россия».

Энергетические кампании:

- Филиал «Мордовский» ПАО «Т плюс»;

- Филиал ПАО «Межрегиональная Распределительная Сетевая Компания Волги» – «Мордовэнерго».

Другие организации:

- Филиал Федерального государственного унитарного предприятия «Ростехинвентаризация» – Федеральное БТИ»;

- ООО «Мордовплодопром;

- ООО «Мордовтурист.   

Центральному государственному архиву работу по заключению соглашений необходимо завершить до 1 мая 2017 года.

Задача отдела комплектования Центрального государственного архива в течение 2017 года навести порядок в списках источников комплектования, продолжить планомерную работу с организациями «должниками».

Являясь хранителями истории архивы должны уделять внимание формированию личных фондов.

В целях пополнения Архивного фонда Республики Мордовия документами личного происхождения продолжалась работа с держателями личных фондов.

В ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» приняты на хранение документы личного происхождения Сайгина Михаила Лукьяновича - прозаика, члена Союза писателей СССР, Терентьева Александра Николаевича - поэта, переводчика, Юдиной Валентины Михайловны - поэтессы, Скипетрова Вадима Петровича - профессора, физиолога, доктора медицинских наук, в объеме 389 ед. хр.

Муниципальными архивами приняты, описаны и поставлены на учет 79 дел личного происхождения.

В настоящее время в государственных и муниципальных архивах республики хранится 200 фондов, 15713 ед. хр. личного происхождения.

Документы фондов личного происхождения необходимы для изучения истории родного края, его культуры. Они становятся все более востребованы для воссоздания объективной картины развития общества, осмысления судеб конкретных людей в контексте истории государства.

Считаю, что данная работа рядом районов и Центральным государственным архивом проводится недостаточно. В республике много почетных граждан республики, районов, государственных и общественных деятелей, работников культуры, образования, фонды которых являются ценными источниками истории.

Реализованные в 2016 году мероприятия в области обеспечения сохранности документов носили комплексный характер и были направлены, в первую очередь, на укрепление и развитие материально-технической базы хранения государственных и муниципальных архивов.

По-прежнему в центре внимания находились вопросы пожарной безопасности архивных объектов. Муниципалитетами предприняты меры по обеспечению противопожарной безопасности архивов, соблюдению охранного режима.

Муниципальные архивы Зубово-Полянского и Рузаевского муниципальных районов переведены в другие помещения, оснащенные пожарной сигнализацией, металлическими стеллажами.

Зубово-Полянский муниципальный архив оснащен также охранной сигнализацией.

В помещениях муниципального архива и ОМВА документов по личному составу Атяшевского района проведен монтаж систем пожарной и охранной сигнализаций и вывод их на пульт вневедомственной охраны.

Закуплены короба и закартонировано 11 792 ед. хр. в 14 муниципальных архивах (Атяшевском, Атюрьевском, Большеигнатовском, Инсарском, Ичалковском, Зубово-Полянском, Кадошкинском, Красносободском, Ковылкинском, Лямбирском, Ромодановском, Рузаевском, Теньгушевском, Торбеевском). Закуплены короба и закартанированы 7 974 дела в ОМВА Ичалковского, Чамзинского, Атюрьевского, Атяшевского, Лямбирского, Большеберезниковского, Теньгушевского, Дубенского районов.

В 2-х муниципальных архивах (Ардатовском, Ковылкинском) и 2-х ОМВА документов по личному составу (Ардатовском, Кадошкинском) закуплены новые огнетушители и перезаправлены старые.

В 5-ти архивах (Инсарском и Рузаевском муниципальных архивах, Кадошкинском, Ромодановском, Ичалковском ОМВА документов по личному составу) приобретены гигрометры.

В 3-х муниципальных архивах (Лямбирский, Краснослободский, Темниковский) и Ромодановском ОМВА документов по личному составу закуплены дополнительные металлические стеллажи.

Отремонтированы или установлены новые входные металлические двери в Ардатовском, Ичалковском, Темниковском муниципальных архивах.

Закуплены металлические шкафы для хранения учетных документов, новая мебель в Рузаевском муниципальном архиве, аппарат для сшивания дел – в Лямбирском, солнцезащитные шторы в архивохранилище – в Ардатовском, Ичалковском муниципальных архивах. В Ичалковском ОМВА закуплен новый системный блок.

ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Мордовия» и органами МЧС проведено обследование здания, в котором размещаются Чамзинский муниципальный архив и ОМВА по личному составу. В помещениях архивов проведены работы по монтажу системы вентиляции, для архивохранилищ приобретены осушители воздуха.

Отремонтированы рабочие кабинеты и архивохранилища ОМВА Ромодановского, Старошайговского районах. Покрашены полы в архивохранилищах ОМВА Ельниковского, Теньгушевского районов. В Ромодановском ОМВА отремонтированы стены, потолки, установлена металлическая дверь, решетки и светозащитные шторы на окнах, закуплены дополнительные металлические стеллажи, приобретен металлический шкаф, два гигрометра, огнетушитель, закуплены короба для дел.

Государственным и муниципальным архивам необходимо и дальше продолжать работу по совершенствованию материально – технической базы архивов, приведению её в соответствие с современными требованиями, активизировать работу по картонированию, ежегодно предусматривать в соответствующих бюджетах долю средств на эти цели.

Обеспечение физической сохранности документов проводилось путем подшивки, проведения реставрационных работ, соблюдения необходимых условий хранения документов.

Государственными архивами проведена подшивка 3 084 ед.хр., муниципальными архивами – 4 793 ед.хр.

ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» осуществил реставрацию документов 1-ой, 3-ей и 4-ой сложности.

Всего за истекший год отреставрировано 3084 ед. хр., 30816 листов.

В целях осуществления мер по предотвращению случаев хищения архивных документов ЦГА провел выборочную полистную проверку наличия и состояния дел, в составе которых имеются документы, могущие представлять интерес для коллекционеров, в течение года были просмотрены дела из фондов Саранской городской управы Саранского уезда Пензенской губернии, Саранской городской нотариальной конторы при Министерстве юстиции МАССР, всего просмотрено 232 дела, 45 022 листов. Утраты документов не обнаружено.

В 6 муниципальных архивах (Атюрьевском, Атяшевском, Ельниковском, Ромодановском, Старошайговском, Теньгушевском) и в 11 ОМВА продолжена цикличная проверка наличия и состояния дел, проверено 22 101 ед. хр.

Продолжалась работа по выявлению и описанию архивных документов, подлежащих включению в Реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия, по фондам ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия». В 2016 г. в республиканский реестр включено 10 документов:

- запись о смерти адмирала Ф.Ф. Ушакова;

- крепостная запись раздела земельных владений, составленная в 977 году хиджры (мусульманское летоисчисление) между детьми Идиге и Бегиша;

- доношение настоятеля Санаксарского монастыря Темниковского уезда иеромонаха о.Федора воронежскому губернатору генерал-поручику Н.Л.Шетневу о притеснениях жителей города Темникова и его уезда и взяточничестве воеводы В.Неёлова;

- выпись с Темниковских писцовых книг Степана Хрущова и Кадомских дозорных книг 1614 г. Афанасия Нормацкого, данная темниковскому мурзе Евгутею Тенебекову на владения поместьями в деревне Адаево и на Адаевском поле;

- выпись с Темниковских писцовых книг Степана Хрущова 1621-1622 гг. и Кадомских дозорных книг 1614 г. Афанасия Нормацкого, данная темниковскому мурзе Досаеву сыну князь Кудашову на владения поместьями на речке Сатису и Сарову, Оксельском поле;

- выпись с Темниковских писцовых книг Степана Хрущова 1621-1622 гг. и Кадомских дозорных книг 1614 г. Афанасия Номацкого, данная темниковскому мурзе Манешеву сыну князь Акчурину на владение поместьями на Одаевском поле, на старом Саровском городище и по рекчке Малой Еремше;

- Грамота Александра I о награждении генерал-майора П.М. Колюбакина орденом Святой Анны первой степени с алмазами за отличия во время Отечественной войны 1812 года;

- письмо Александра I генерал-майору П. М. Колюбакину с признанием его мужества и храбрости в сражении при Малоярославце;

- анкеты членов Саранского уисполкома рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов;

- немецкая учетная карточка военнопленного Девятаева Михаила Петровича, Героя Советского Союза, Почетного гражданина Республики Мордовия.

В целях совершенствования традиционного научно-справочного аппарата к документам архивными учреждениями республики в истекшем году проводилась работа по переработке описей.

ГКАУ «Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия» переработаны описи на 2 627 ед. хр. по личному составу.

Муниципальными архивами переработаны описи на 3 990 ед. хр. управленческой документации, 2 835 ед. хр. по личному составу, 596 ед. хр. фотодокументов.

С целью создания автоматизированного научно-справочного аппарата ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» продолжал заполнение тематических баз данных.

Стабильно высокой оставалась посещаемость читальных залов государственных и муниципальных архивов. В читальных залах было обслужено 525 исследователей, (2555 посещений).

Пользователями архивной информации муниципальных архивов и ОМВА по личному составу являлись 57895 человек.

В плане расширения информационной базы Архивного фонда Республики Мордовия Комиссией Республиканской архивной службы Республики Мордовия по рассекречиванию документов, созданных в процессе деятельности Мордовского обкома, горкомов и райкомов КПСС, продолжалась работа по рассекречиванию документов из фондов республиканского, городских и районных комитетов КП РСФСР и ВЛКСМ за 1985 год. Полностью рассекречено 1130 ед. хр., на 41 ед. хр. оставлены ограничения в использовании.

В целях информирования общественности о результатах работы по рассекречиванию документов необходимо начать работу по созданию базы данных рассекреченных дел и документов и разместить её на официальном сайте Республиканской архивной службы.

При организации доступа к архивным документам все большее значение приобретает предоставление удаленного доступа к ним, а также средствам их поиска через сеть Интернет. С учетом этого велось активное пополнение базы данных сканированных документов. В целях предоставления пользователям возможности работы в виртуальном читальном зале в течение года продолжалась работа по переводу архивных документов в электронный вид путем сканирования.

Отсканировано 1,0 тыс. ед. хр.(2015 г. -7,0 тыс. ед. хр.). Сканированию подвергались документы на бумажной основе.

На 01.01.2017 г. всего отсканировано 139 343 ед.хр.

Приобретена программа АИС «Электронный архив». Однако для организации использования сканированных документов требуется приобретение еще одного модуля.

Задача Центрального государственного архива - в I полугодии 2017 г. решить вопрос о приобретении данного программного комплекса. Это будущее наших архивов, это требование времени!

В связи с приобретением дорогостоящего оборудования по микрофильмированию и сканированию перед руководством госархива стоит задача быстрейшего его освоения и использования. Необходимо к концу 2017 года выйти на 24% от общего числа документов требующих оцифровки.

Среди муниципальных архивов оцифровкой документов занимается только Архивная служба Администрации г.о. Саранск. Из 11 066 дел постоянного хранения отсканировано 2 025 дела (18,3%) – постановления и распоряжения Администрации г.о. Саранск за 2005-2008 годы.

Одним из важнейших направлений деятельности архивных учреждений республики оставалось исполнение запросов социально-правового характера.

Государственными архивами в 2016 г. исполнен 19141 (20160 – 2015 г.) запрос, из них 15783 – с положительным результатом – 82,5%. Наиболее востребована информация по стажу и заработной плате - 81% от общего числа.

Муниципальными архивами республики исполнен 25281 запрос (25944 -2015 г.) социально-правового характера, из них 21996 - с положительным результатом – 87%. ОМВА документов по личному составу муниципальных районов исполнено 12915 запросов, в т.ч. 11925 – с положительным результатом – 92,3%.

Всего архивными учреждениями республики в 2016 г. исполнено 57337 запросов.

Ежедневно поступает 2-3 запроса с просьбой помочь найти документы по родословной. ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» исполнено 193 тематических запроса. И, несмотря на то, что архивы могут предоставить целый комплекс документов для тех, кто интересуется своими корнями, не все запросы исполнимы. Во многом это связано с фрагментарностью источниковой базы. Большое количество документов находится на хранении в Российском государственном архиве древних актов или других регионах.

ГКАУ «Центральный государственный архив Республики Мордовия» в 2016 г. впервые принял участие в республиканском конкурсе «Лучшие товары Мордовии» в номинации «Услуги для населения», где представлял государственную услугу по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов, в том числе подтверждающих право на владение землей, и стал победителем республиканского конкурса «Лучшие товары Мордовии» и дипломантом Всероссийского конкурса Программы «100 лучших товаров России».

Контроль за состоянием делопроизводства и сохранностью документов в организациях осуществлялся в ходе плановых комплексных и тематических проверок. В истекшем году муниципальными архивами осуществлено – 87 проверок.

Республиканской архивной службой проведены проверки 8 муниципальных районов (Атяшевского, Дубенского, Ельниковского, Кадошкинского, Ковылкинского, Кочкуровского, Старошайговского, Теньгушевского) и г.о. Саранск, по контролю за осуществлением органами местного самоуправления переданных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, высказаны предложения по улучшению материально-технической базы архивов.

Республиканская архивная служба в течение года активно взаимодействовала с органами местного самоуправления в решении вопросов развития архивного дела в муниципальных районах.

Специалистами Республиканской архивной службы осуществлено 7 командировок в муниципальные архивы с целью оказания методической и практической помощи в работе по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию архивных документов.

Сотрудниками Республиканской архивной службы были проведены 8 зональных совещаний-семинаров с заведующими муниципальными архивами и ОМВА по личному составу в Ардатовском, Атюрьевском, Ельниковском, Инсарском, Ичалковском, Ромодановском, Темниковском, Чамзинском муниципальных районах. В этом году данную работу необходимо продолжить.

Начальником республиканской архивной службы посещены 8 (восемь) муниципальных районов (Атяшевский, Ичалковский, Ковылкинский, Рузаевский, Старошайговский, Темниковский, Торбеевский, Чамзинский) и Администрация г.о. Саранск, в ходе посещений проведены рабочие встречи с главами администраций муниципальных районов и городского округа.

По итогам этих проверок и посещений Главам администраций муниципальных районов направлено 16 писем по вопросам работы муниципальных архивов, улучшения их материально-технической базы, и др.

Организационно-методическому отделу Республиканской архивной службы необходимо спланировать и провести серию выездных семинаров по актуальным вопросам деятельности архивов.

В целях повышения качества и доступности предоставляемых услуг в 2016 г. организован электронный обмен документами между Центральным государственным архивом Республики Мордовия, 18 муниципальными архивами и ОМВА документов по личному составу с управлениями ПФР по Республике Мордовия, в прошлом году было у 11 районов. Однако до настоящего времени отсутствует электронное взаимодействие с Пенсионным фондом в Зубово-Полянском, Инсарском, Кадошкинском, Краснослободском, Темниковском районах.

В соответствии с интересами и потребностями граждан подписано дополнительное соглашение о взаимодействии между Республиканской архивной службой Республики Мордовия и ГАУ Республики Мордовия «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг», которое предусматривает электронное взаимодействие при обмене электронными образами документов с использованием АИС «МФЦ».

Государственным архивам, муниципальным архивам и ОМВА в 2017 году необходимо пересмотреть организацию взаимодействия с МФЦ, внести изменения в регламенты, в соглашения и перейти на полный электронный документооборот.

Проблемы организации электронного взаимодействия возникают еще и потому, что не все районные архивы имеют компьютеры достаточной мощности, подключение к сети Интернет.

В 2016 г. подключены к сети Интернет Атяшевский, Кадошкинский муниципальные архивы, Большеигнатовский, Кадошкинский ОМВА документов по личному составу.

На 01.01.2017 г. к сети Интернет подключены 21 муниципальный архив, Архивная служба Администрации г.о. Саранск, 16 ОМВА документов по личному составу.

В 2017 году необходимо завершить подключение и перейти к цивилизованному взаимодействию между службами.

В целях обогащения и совершенствования деятельности архивов Республиканская архивная служба Республики Мордовия еще в 2015 году инициировала заключение соглашений о сотрудничестве в области архивного дела с архивными органами регионов, входящих в Приволжский федеральный округ.

Соглашения подписаны и действуют с 9 архивными органами Приволжского Федерального округа.

Для активизации и конкретизации методов сетевого взаимодействия утверждены планы совместных мероприятий по реализации соглашений на среднесрочную перспективу (2015-2018 гг.). Планами предусмотрено проведение совместных видеоконференций, вебинаров, виртуальных выставок, конкурсов.

В истекшем году Республиканской архивной службой Республики Мордовия совместно с Государственным комитетом Республики Татарстан по архивному делу проведен вебинар по проблемам работы с электронными документами, оказания услуг в электронной форме.

В октябре 2016 года, в рамках реализации соглашения о сотрудничестве в области архивного дела между Республиканской архивной службой Республики Мордовия и Агентством по делам архивов Пермского края, ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» и Коми-Пермяцкий окружной государственный архив подготовили межрегиональную межархивную виртуальную выставку документов «Сохраним народ, сохраняя традиции».

Выбор тематики проекта неслучаен – мордовский народ с коми-пермяками объединяет принадлежность к одной финно-угорской языковой семье.

Оба архива отобрали и отсканировали документы и материалы, рассказывающие об истории, культуре и традициях своих народов.

Электронная экспозиция «Сохраним народ, сохраняя традиции» ориентирована на широкий круг пользователей. Она интересна тем, кто интересуется историей и культурой финно-угорских народов.

Продолжением сетевого взаимодействия стало проведение конкурса электронных презентаций «Родной язык в моей семье».

Архивная служба Республики Мордовия является соисполнителем трех государственных программ Республики Мордовия: «Развитие культуры и туризма» на 2014-2018 годы, «Формирование информационного общества в Республике Мордовия в период до 2018 года», «Патриотическое воспитание граждан, проживающих на территории Республики Мордовия», а также подпрограммы «Духовно-нравственное воспитание детей и молодежи в Республике Мордовия на 2015-2020 гг.» в рамках государственной программы РМ «Развитие образования в Республике Мордовия на 2014-2020 гг.».

В 2016 г. мероприятия Программы действий Правительства Республики Мордовия по реализации Послания Главы Республики Мордовия Государственному Собранию, ответственным исполнителем которых была Республиканская архивная служба, выполнены полностью.

Подготовлены:

выставка архивных документов посвященная 140- летию со дня рождения скульптора С.Д.Эрьзи и выставка архивных документов к 75 – летию формирования в г. Саранске 326- й Рославльской Краснознаменной стрелковой дивизии.

Продолжалась актуализация электронной базы данных «Фронтовые судьбы уроженцев Мордовии в фотографиях и документах».

В целях привлечения внимания общества к работе архивных учреждений, повышения престижа профессии архивиста Республиканской архивной службой в 2016 г. проведен республиканский конкурс «Лучший архивист – 2016». Конкурс проводился среди работников государственных и муниципальных архивов по 5 номинациям.

Среди сотрудников государственных архивов по 3 номинациям:

«Лучший специалист в области обеспечения сохранности и учета документов»,

«Лучший специалист в области комплектования»,

«Лучший специалист в области использования документов».

Среди сотрудников архивных отделов администраций муниципальных районов и объединенных межведомственных архивов по личному составу по двум номинациям:

«Лучший работник муниципального архива»,

«Лучший работник объединенного межведомственного архива по личному составу».

В конкурсе принял участие 51 архивист. Это представители государственных архивов, муниципальных архивов и ОМВА.

Жюри конкурса оценивало профессиональную деятельность и ее результативность. Из 16 финалистов конкурса были определены победители.

Задачей 2017 года является не только продолжение данной работы, а её углубление. С целью совершенствования профессионализма архивистов и стимулирования повышения их квалификации, выявления и поддержки наиболее талантливых специалистов, обобщению и распространению передового опыта и лучшей практики необходимо ежегодно проводить отраслевой конкурс « Лучший архивист Республики» и «Лучший муниципальный архив», «Лучший ОМВА».

Центральный государственный архив продолжал активно сотрудничать с МГУ им. Н.П. Огарева и МГПИ им. М. Е. Евсевьева.

Для решения названных задач, с целью консолидации ученых, архивистов, краеведов, учащихся и студентов Республиканская архивная служба Республики Мордовия и Мордовский государственный педагогический институт имени М.Е. Евсевьева организовали и провели республиканскую акцию поисково-исследовательских, научных и творческих работ студентов и обучающихся образовательных организаций и членов общественных объединений «История школы в истории Мордовии».

Было представлено 125 исследований по 5 номинациям. Наибольшее количество работ выполнено учащимися городского округа Саранск – 18, муниципальных районов: Кадошкинского -12, Ельниковского – 10, Ковылкинского – 9, Темниковского -8, Инсарского – 7, Дубенского -7 и др.

Собранный в рамках акции материал необходимо использовать для создания виртуального музея «Педагогическая слава Республики Мордовия», пополнения фондов Музейного комплекса «История образования в Мордовском крае» в Мордовском государственном педагогическом институте имени М.Е. Евсевьева. Работы, подготовленные участниками акции, также должны отложится в фондах Центрального государственного архива Республики Мордовия.

Акция носит долгосрочный характер, в этом году она будет продолжена.

Нужно сказать, что государственные и муниципальные архивы в данном мероприятии должны играть ведущую роль и принять в этой акции самое активное участие. Необходимо активнее сотрудничать с образовательными учреждениями и общественными объединениями.

В соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» основными принципами обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления являются открытость, доступность и достоверность информации о деятельности.

Всеми 22 муниципальными архивами, Архивной службой администрации г.о. Саранск, 17 ОМВА по личному составу созданы на сайтах администраций муниципальных районов и г.о. Саранск собственные страницы. Всего на сайтах администраций создано 39 страниц, на которых размещены сведения об архивах, контактная информация, нормативные документы, информация о деятельности, списки фондов, списки источников комплектования, публикации в СМИ, документы и фотографии выставок.

Однако, на многих сайтах не содержится социально значимой для граждан информации об оказываемых услугах, о льготах и т. д. В некоторых случаях, для того чтобы добраться до нужной информации, нужно сделать семь и более кликов. Необходимо, чтобы полная и исчерпывающая информация попадала к людям непосредственно сразу.

Информационная открытость должна стать критерием показания оценки деятельности архивов.

Наша задача – чтобы на страницах архивов в сети Интернет начала работать Виртуальная приемная для того, чтобы граждане, не выходя из дома, могли сделать запрос в архив и получить ответ.

В истекшем году государственными и муниципальными архивами велась активная работа по расширению доступа пользователей к документам Архивного фонда, по использованию и популяризации архивных документов путем проведения историко-документальных выставок.

В соответствии с Республиканской целевой программой «Патриотическое воспитание граждан, проживающих на территории Республики Мордовия на 2016– 2018 годы», а также в целях формирования патриотического сознания молодого поколения и развития интереса к истории родного края – в 2016 году архивными учреждениями осуществлялось информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами нашей страны и Республики Мордовия.

Центральным государственным архивом Республики Мордовия» было подготовлено 19 выставок архивных документов и материалов (2015 г. - 6). Кроме того, ко Дню архивов, который проводился 10 марта 2016г., были подготовлены 5 (пять) выставок архивных документов и материалов.

Совместно с краеведческими музеями подготовлены 6 (шесть) выставок.

Сотрудниками ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» была подготовлена и проведена 41 экскурсия по выставкам, которые посетили более 600 человек.

Проводились также обзорные экскурсии для студентов вузов и обучающихся средних образовательных учреждений.

Муниципальными архивами подготовлены 37 выставок, с экспонатами которых ознакомились 19069 человек, а также проведены 4 экскурсии по архивам, на которых присутствовали 107 человек. Муниципальными архивами были подготовлены выставки документов и фотографий о знаменитых земляках, знаменательных событиях в истории районов, участниках Великой Отечественной войны, которые экспонировались на торжественных мероприятиях.

Ичалковский муниципальный архив продолжил инициативное фотографирование общественно-политических, культурных мероприятий, спортивных соревнований района. Фотографии экспонировались на выставках, посвященных памятным и знаменательным датам – Дню защитников Отечества, Международному женскому дню, Дню работников сельского хозяйства, фоторепортажи о проведении Дня района, праздновании Дня Победы и др.

В августе-сентябре 2016 года сотрудники Центрального госархива приняли участие в проекте «Открой для себя Мордовию». Они выезжали в районы Республики Мордовия с экспозицией «История Мордовии в событиях: вчера, сегодня, завтра». Всего организовано 13 выездов в Ардатовский, Атюрьевский, Большеберезниковский, Дубенский, Ельниковский, Инсарский, Ичалковский, Кадошкинский, Краснослободский, Старошайговский, Торбеевский, Теньгушевский, Темниковский муниципальные районы.

Все выставки широко освещались в средствах массовой информации.

Подготовлено 8 телепередач, приуроченных к юбилейным датам. На местном радио прозвучали 5 радиопередач, в сети Интернет на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия опубликовано 119 статей, информаций и подборок документов, в т.ч. государственными архивами – 83 (2015г. - 75), муниципальными архивами – 36 (2015 г. - 58).

Подготовлен и опубликован «Календарь знаменательных дат на 2016 год»; а также электронное издание «Саранск и горожане во второй половине XX века» (к 375-летию г. Саранска).

В целях формирования патриотизма у молодого поколения и развития интереса к истории родного Мордовского края ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» в 2016 году проводено 7 уроков на краеведческие темы для студентов высших учебных заведений, а также для школьников города Саранска.

Кадошкинским муниципальным архивом организован круглый стол «Законы архивной жизни»;

Темниковский муниципальный архив провел занятия по теме: «Правильное ведение делопроизводства», «Организация работы с документами».

Ельниковский муниципальный архив и ОМВА с учащимися Лицея с. Ельники проводили выявление документов по фондам Каменно-Бродского и Большеуркатского сельских советов.

Центральному государственному архиву, организационно – методическому отделу Республиканской архивной службы необходимо активно продолжать работу по выявлению архивных документов, подготовке выставок и публикаций на исторические темы.

Продолжалось пополнение электронной базы данных «Фронтовые судьбы уроженцев Мордовии в фотографиях и документах». В 2016 г. в базу данных введено 6975 документов на 2325 персоналий. Всего на 01.01.2017 в БД содержится 35051 документ на 11167 человек. Задача архивной службы, государственных и муниципальных архивов активизировать работу по дополнению документами нашего сайта.

В апреле 2017 г. Архивной службе необходимо подвести итоги акции «Судьба бессмертного полка». Мы должны помнить и никогда не забывать героический подвиг наших предков! Должны сделать всё для того, чтобы ничего подобного в истории нашей страны, в истории всего мира не повторилось. Без знания истории невозможно выстроить своё отношение к будущему.

Сотрудники Республиканской архивной службы, ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» в течение года принимали участие (с выступлениями) в работе 8 (восьми) межрегиональных научных и историко-архивных конференций, проходивших в Саранске, Ульяновске, Чебоксарах, Петрозаводске, в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Самара, сентябрь), НМС архивных учреждений ПФО (г. Йошкар-Ола, сентябрь), где в порядке обмена опытом выступили с сообщением «Работа архивных учреждений Республики Мордовия по созданию электронной базы данных «Фронтовые судьбы уроженцев Мордовии в фотографиях и документах».

В истекшем году во исполнение «дорожной карты» «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела Республики Мордовия (2013 - 2018 годы)» уделялось определенное внимание вопросам повышения квалификации кадров.

Сегодня работа в архивных службах становится высокотехнологичной и все более интересной, что способствует привлечению молодых кадров. В 2016 г. на работу в государственные архивы принято на работу - 19 человек.

Профессиональную переподготовку и повышение квалификации прошли 7 сотрудников архивных учреждений.

В течение года проводилась методическая учеба сотрудников государственных архивов в форме семинаров и индивидуального собеседования.

Методическая работа была направлена на удовлетворение практических нужд сотрудников архивных учреждений, проводилось обучение ответственных за делопроизводство и архив организаций – источников комплектования.

В помощь сотрудникам муниципальных архивов подготовлены 3 (три) примерные номенклатуры дел.

Для организаций – источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия проведены:

- методический семинар «Делопроизводство – основа формирования архивного фонда»;

- Круглый стол «По законам архивной жизни».

Муниципальными архивами подготовлено и проведено 24 семинара с лицами, ответственными за делопроизводство и архивы.

В 2016 году сотрудники Республиканской архивной службы и ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия» на факультете дополнительного образования ФГБОУ ВО «Национальный исследовательский Мордовский государственный университет им. Н.П. Огарева» проводили курсы повышения квалификации по дополнительной профессиональной программе «Делопроизводство и архивное дело».

Слушателями курсов были государственные гражданские служащие исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия, занимающиеся вопросами организационно-правового, документационного и кадрового обеспечения деятельности.

Наряду с рассмотрением законодательных и нормативных правовых актов в области делопроизводства и архивного дела, были рассмотрены вопросы организации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Республики Мордовия (составление номенклатур дел, экспертиза ценности документов, ведение кадровой документации и др.).

В силу сложившихся финансово – экономических обстоятельств прошедший год был не простым. Тем не менее, плановые показатели основных направлений деятельности архивных учреждений в целом выполнены.

Бюджетные ассигнования на 2016 год по Республиканской архивной службе и подведомственным государственным архивам, утвержденные Законом Республики Мордовия от 22 декабря 2015 г. № 89-З «О республиканском бюджете Республики Мордовия на 2016 год» (с изменениями), в сумме 36327,2 тыс. руб. исполнены на 96,9%.

Государственными архивами в 2016 г. фактически оказано услуг на сумму 3492,044 тыс. руб., (3122,96 тыс. руб. – 2015 г.).

Денежные средства перечислены в доход республиканского бюджета.

Показатели Основных направлений развития архивного дела в Республике Мордовия на 2016 год выполнены и перевыполнены.

В 2016 году на осуществление государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, бюджетам муниципальных образований были предоставлены из республиканского бюджета Республики Мордовия субвенции в размере 3041,9 тыс. рублей (3053,9 тыс. руб. – 2015 г). Данные средства были направлены органами местного самоуправления на выплату заработной платы сотрудникам муниципальных архивов и на улучшение материально-технической базы архивов.

Республиканской архивной службой проведены проверки использования финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных для осуществления государственных полномочий, органами местного самоуправления Кадошкинского, Теньгушеского муниципальных районов. Фактов нецелевого использования средств не выявлено.

В 2016 г. соотношение средней заработной платы специалистов государственных и муниципальных архивных учреждений, занятых в основной деятельности, и средней заработной платы в Республике Мордовия составило 64,0%.

Необходимо отметить, что субвенции направляются в районы и г.о. Саранск на основании ежегодных соглашений о предоставлении финансовой помощи в виде субвенции на осуществление государственных полномочий между Республиканской архивной службой и органами местного самоуправления муниципальных районов и г.о. Саранск. Проекты соглашений на очередной год были направлены органам местного самоуправления в конце декабря, представить их подписанные в Архивную службу нужно до 12 января. Оперативно сработали Ельниковский, Кадошкинский, Торбеевский, Чамзинский, Теньгушевский муниципальные районы.

Заведующим муниципальными архивами необходимо тесно сотрудничать с финансовыми отделами администраций и оперативно готовить Соглашения, это непосредственно в ваших интересах. Постановлением Правительства РМ от 9 января 2017 г. №1 «О порядке расходования и учета финансовых средств на предоставление субвенции из республиканского бюджета Республики Мордовия бюджетам муниципальных образований на осуществление государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах» утвержден Порядок расходования и учета финансовых средств, необходимо его изучить и руководствоваться в работе.

В 2017 году завершается строительство современного здания Музейно-архивного комплекса Республики Мордовия.

Необходимо в ближайшее время обеспечить быстрое освоение площадей, организовать полноценную работу учреждения, не прекращая работу с обращениями граждан.

Архивы играют большую роль в сохранении исторической памяти народа. Наша страна имеет богатую историю, в архивах хранится огромное количество бесценных документов. Без должного внимания можно попросту растерять это наследие.

Ещё Михаил Васильевич Ломоносов сказал, что "народ, который не знает своего прошлого, не имеет будущего".

Задачи, поставленные в послании, требуют от всех нас, каждого жителя Мордовии, предельно ответственной и профессиональной работы. Хочу, чтобы это осознали абсолютно все.

Предстоящий год станет серьезным испытанием компетентности каждого человека на его рабочем месте, проверкой на прочность наших устоев и принципов, которым мы были верны все последние годы.



Скачать файл.