Выступление начальника архивного управления Л. В. Чересевой на совещании в ГУ – Отделение Пенсионного фонда РФ по вопросам электронного взаимодействия органов пенсионного фонда и государственных и муниципальных архивов 15 апреля 2019 г.
О сотрудничестве и информационном взаимодействии территориальных органов ПФР и архивных учреждений Республики Мордовия
Взаимоотношения архивных учреждений Республики Мордовия с территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации установлены буквально с момента их образования в 1991 году.
Нас объединяет общая и главная функциональная обязанность по обеспечению конституционных прав граждан: архивы предоставляют гражданам документную информацию социально-правового характера; учреждения Пенсионного фонда на основании архивных справок, копий, выписок - оформляют документы, связанные с получением пенсий, льгот, компенсаций.
С целью урегулирования вопросов взаимодействия руководство Пенсионного фонда России и Федерального архивного агентства неоднократно направляло на места совместные письма с разъяснениями сложных моментов, рекомендациями (2004, 2007, 2009, 2011 годы).
С момента вступления в силу Федерального закона от 27.07.2011г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» все органы, предоставляющие государственные и муниципальные услуги, не вправе требовать от заявителя предоставления документов, которые находятся в распоряжении других органов.
В январе 2011 года было подписано совместное письмо Росархива и Пенсионного фонда Российской Федерации «Об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации», в соответствии с которым органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации было рекомендовано организовать обмен информацией и юридически значимыми документами социально-правового характера, необходимыми для реализации гражданами своих пенсионных прав, в электронной форме и заключить соответствующие соглашения.
В 2011 году ГУ – Отделением Пенсионного фонда РФ по Республике Мордовия была инициирована работа по заключению Соглашения. Был проведен ряд рабочих встреч сотрудников Отделения Пенсионного фонда РФ по Республике Мордовия и, в то время, Республиканской архивной службы Республики Мордовия по вопросам организации электронного взаимодействия. Соглашение было заключено, тогда же заключено дополнительное соглашение о технических требованиях и защите информации. Но по ряду объективных и субъективных причин (отсутствие подключения к сети Интернет, отсутствие компьютерного оборудования соответствующих технических характеристик, технические сбои, не позволяющие наладить работу, и т.д.) электронное взаимодействие не осуществлялось еще более 3 лет.
В декабре 2014 г. начато электронное взаимодействие ГКАУ «Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия» с управлениями Пенсионного фонда Российской Федерации по Республике Мордовия в муниципальных районах и г.о. Саранск, в течение 2015 г. обеспечено электронное взаимодействие с органами Пенсионного фонда ГКАУ «ЦГА Республики Мордовия», основной части муниципальных архивов и ОМВА документов по личному составу в муниципальных районах.
В 2018 г. архивными учреждениями республики исполнено 63653 запроса социально-правового характера, из них 38724 (60,8%) – запросы о подтверждении стажа и размера заработной платы. 38,2% (14812) этих запросов поступила в архивы из учреждений Пенсионного фонда по защищенному каналу связи с использованием ПО VipNet Client. Ответы также даны в электронной форме.
В 1 кв. 2019 г. архивами республики исполнено 9129 запросов о подтверждении стажа и размера заработной платы, из них 3244 (35,5%) - в электронной форме. Здесь возникает вопрос: почему же не все запросы о стаже и заработной плате поступают в электронном виде?
Дело в том, что очень часто при наступлении пенсионного возраста граждане, минуя Пенсионный фонд, прямиком идут в архивы, не зная при этом точно, нужно ли им что-либо подтверждать, и просят найти документы, подтверждающие все записи в трудовой книжке. Это создает значительный объем работы, проделанной, что называется, впустую.
Нередки случаи поступления одновременно запросов о подтверждении сведений, как от самого гражданина, так и от Пенсионного фонда на этого же гражданина, т. е. содержание архивных справок дублируется, или частично дублируется.
Мы хотели бы попросить работников Отделения ПФР по Республике Мордовия провести определенную информационную работу, призывающую граждан, прежде чем делать запрос в архив, сначала прийти в территориальные органы Пенсионного фонда, где заблаговременно рассмотрят все имеющиеся у гражданина документы и подскажут, нужно ли обращаться в архив и что именно надо подтверждать.
Также обращения из учреждений Пенсионного фонда других регионов направляются обычной почтой.
Здесь позвольте озвучить мнение архивистов нашей республики: было бы очень неплохо, если бы электронное взаимодействие осуществлялась и с другими субъектами Российской Федерации.
Обмен информацией между учреждениями Пенсионного фонда России и архивными учреждениями в электронном виде – в режиме удаленного доступа – упрощает порядок получения заявителем услуги, делает обслуживание граждан более качественным и доступным, оптимизирует процесс передачи сведений, необходимых ПФР для установления и выплаты пенсий и других социальных выплат, ускоряет доставку документов, сокращает сроки исполнения запросов, значительно снижает количество граждан, приходящих в архивы на личный прием.
Сотрудники Пенсионного фонда часто посещают архивные учреждения с целью истребования архивных документов для проверки полноты и корректности сведений, содержащихся в своих учетных документах и в архивных справках. В 2018 г. было 3211 таких посещений.
При подготовке к данному совещанию мы провели анкетирование архивных учреждений, где, в том числе, просили указать проблемы при взаимодействии с органами Пенсионного фонда. В целом, мнение архивистов можно выразить одной фразой: «Все возникающие вопросы без проблем решаются в рабочем порядке».
Но, все же, 2 района высказались:
Кадошкинский - в отношении УПФР по Рузаевскому району и г.о. Саранск. Запросы на клиентов не присылают, заставляя граждан ехать за справкой самостоятельно.
Краснослободский
1. Индивидуальные сведения сданы в УПФР с 1997 года, просят подтвердить трудовую деятельность граждан с 1997 по 2001, т.к. у них что-то не идет.
2. Трудовая книжка заведена в срок, печать читается, даты верные подтвердить просят стаж приказы о приеме и увольнении, и зарплату за этот период. Не пятилетку.
3. В колхозных трудовых книжках хорошо просматривается годовая зарплата, где можно подсчитать лучший коэффициент для начисления пенсии. Просят зарплату за 10 и более лет, чтобы посчитать по справкам.
4. Присылают граждан для написания заявления, а потом присылают запрос на этого гражданина.
Эти проблемы – неизбежное явление в любом деле, где участвуют два и более различных ведомств. Главное, чтобы имелось совместное желание решать возникающие вопросы.
В качестве информации хотелось бы сказать, что в этом году завершена работа над кратким справочником по фондам Государственного архива документов по личному составу Республики Мордовия. Сейчас он дорабатывается по замечаниям рецензентов и вскоре будет размещен в сети Интернет на сайте архива и на странице архивного управления Минкультнаца официального сайта органов государственной власти Республики Мордовия. Справочник содержит сведения о документах по личному составу, находящихся на хранении в архиве, и предназначен для всех заинтересованных организаций и граждан.
В завершение своего выступления хотелось бы подчеркнуть, что главные действия в нашем сотрудничестве направлены на обеспечение социальной защищенности граждан. И это самый важный результат работы архивных и пенсионных служб в Республике Мордовия.